Rekisterin pitäjänä toimii Pääkaupunkiseudun Selkäyhdistykset ja rekisterin käsittelijänä Tietoverkko Oy, joka toimittaa ohjelmiston. Rekisterin pitäjällä ja käsittelijällä on voimassa oleva keskinäinen sopimus.
Pääkaupunkiseudun Selkäyhdistykset pitää sisällään kaikki kolme yhdistystä:
Pääkaupunkiseudun Selkäyhdistys ry
Pääkaupunkiseudun Helsingin Selkäyhdistys ry
Pääkaupunkiseudun Espoon Selkäyhdistys ry
2. Yhteyshenkilö
Milla Suomi, toiminnanjohtaja
044 360 0201, toimisto@selkayhdistykset.fi
3. Rekisterin nimi
Pääkaupunkiseudun Selkäyhdistysten osallistujarekisteri
4. Rekisterin käyttötarkoitus
Tietoja kerätään ja käsitellään yhdistyksen tapahtumien (kuten liikuntaryhmien) hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään yhdistyksen tapahtumiin ja muuhun toimintaan osallistuvien henkilötietoja. Rekisteriin voidaan kerätä seuraavia tietoja: nimi, yhteystiedot, laskutustiedot ja muita mahdollisia toimintaan / tapahtumaan osallistumiseen tarvittavia tietoja.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Yhdistyksen toimintaan tai tapahtumiin osallistujat ilmoittavat itse rekisteriin tallennettavat tiedot ilmoittautumislomakkeella tai suullisesti.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Selkäyhdistys ei säännönmukaisesti luovuta rekisterissä olevia tietoja ulkopuolisille. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa esimerkiksi viranomaisille lakiin perustuvan vaatimuksen perusteella.
8. Tietojen luovutukset EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle. Kaikkia kerättyjä tietoja käsitellään kansallisen lainsäädännön ja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Arkaluonteiset tiedot hävitetään heti tapahtuman jälkeen, muista tiedoista säilytetään kirjanpitoon ja arkistointiin tarvittavat tiedot.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja säilytetään selainpohjaisessa Ilmari-sovelluksessa. Yhteys tietojärjestelmään on suojattu teknisin keinoin. Rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla ja tietokoneet on suojattu palomuurilla. Rekisteriin pääsevät vain ne, joilla on siihen työnsä puolesta oikeus ja tarvittavat salasanat. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on oikeus tarkistaa, muokata tai pyytää poistettavaksi omia tietojaan. Pyytäjän henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen näyttämistä.
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan yhteyshenkilöön.